هفت گام اساسی برای موفقیت برنامه‌ها در روابط عمومی

تثبیت نقش ویژه روابط عمومی در سازمان، تعیین اهداف، مشخص كردن نیازها و علایق مخاطبان، تعیین پیام‌ها، تدوین استراتژی اطلاع‌رسانی، مطابقت برنامه‌ها با جدول زمانبندی شده یا شرایط مردم، تدوین برنامه مكتوب و زمان‌بندی شده، گام‌های اساسی در موفقیت برنامه‌های روابط عمومی هستند. به گزارش سرویس نگاهی به وبلاگ‌های خبرگزاری دانشجویان ایران (ایسنا)، بلاگر "برنامه‌ریزی روابط عمومی" به نشانی http://shokri.eprsoft.com در نوشتاری با عنوان "برنامه‌ریزی در یك روابط عمومی كارآمد" به 7 گام اساسی برای موفقیت برنامه‌های یك روابط عمومی اشاره كرده است. این نوشته را در ادامه می‌خوانید: برنامه‌های روابط عمومی زمانی با موفقیت روبرو می شود كه 7 گام اساسی را طی كند. برخی از گام‌ها اساسی هستند و باید حتما مورد توجه قرار گیرند برخی نیز زیاد مهم نیستند. این گام‌ها به شرح ذیل معرفی میشوند:

* تثبیت نقش ویژه روابط عمومی در سازمان
این مرحله، اساسی‌ترین و بدیهی‌ترین مرحله در فرآیند اطلاع رسانی موفق است. هدایت و مدیریت افكار عمومی بایستی به عنوان یكی از كاركردهای اساسی به روابط عمومی سپرده شود. روابط عمومی بایستی از موقعیت مناسب حرفه‌ای برخوردار شود و همان جایگاهی را كه نشریات و روزنامه‌ها و روابط‌عمومی سازمانی در توسعه ایفا می‌كنند داشته باشد. لذا در برنامه‌های توسعه مورد توجه ویژه قرار گیرد. اعضای روابط عمومی بایستی از مهارت‌های ارتباطات و انگیزه لازم برخوردار باشند.

* تعیین اهداف روابط عمومی
به چه نتیجه‌ای می‌خواهید برسید؟ اهداف سازمانی شما چیست؟ اهداف روابط عمومی چیست؟ انتخاب با شماست. شما می‌توانید اهدافتان را هرچقدر كه می‌خواهید آرمانی در نظر بگیرید. كلید ارایه كار شما در یك مسوولیت حفظ شور و نشاط و انگیزه بالا است. در اهداف خود اغراق نكنید، زیرا بزرگ‌نمایی در اهداف باعث می‌شود ریشه‌های تعهد و انگیزه خشك شود و انرژی مثبتی كه جهت دستیابی به اهداف آرمانی در حین كار ایجاد می شود به راحتی از بین برود.
بهترین روش برای مشخص كردن اهداف روابط عمومی برگزاری جلسات طوفان فكری است. نظرات اعضا جلسه بر روی تخته فهرست شوند. جلسات طوفان فكری به روابط عمومی این امكان را می‌دهد كه اهداف خود را مطابق با نظرات تمام اعضا تطابق دهد و در جهت توسعه اهداف متناسب با سلیقه‌های گوناگون گام بردارد.

* مشخص كردن نیازها و علایق مخاطبان
سازمان شما علاقمند است پیام‌های آن به دست چه كسانی برسد؟ جواب این سوال در سازمان‌های مختلف تفاوت می‌كند. اما آنچه مهم است علایق و نیازهای كاركنان در سازمان، مخاطبان بالقوه، جامعه نیازمند به اطلاعات علمی كتابخانه‌ای، دانشگاهیان، انجمن‌های صنفی و تشكل‌های حرفه‌ای مرتبط با سازمان و رسانه‌های گروهی از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نیازها و علایق آنها در ارتباط با سازمان بایستی مشخص شود.

* تعیین پیام‌های روابط عمومی
پیام شما چیست؟ شما می خواهید چه چیزی را به مخاطبان خود بفهمانید؟ در هر حال پیام‌ها در موقعیت‌ها و سازمان‌های مختلف با هم تفاوت دارند.

* تدوین استراتژی اطلاع‌رسانی
استراتژی‌ها و راهبردها، عنصر كلیدی برنامه شما هستند. استراتژی‌ها شما را در یافتن علایق مخاطبان شما و انتقال پیام به آن‌ها كمك می‌كند. به نحوی كه اساس برنامه روابط عمومی به شمار می‌رود. به طور خلاصه می‌توان فهرستی از استراتژی‌های یك برنامه روابط عمومی را به شرح ذیل برشمرد:

الف) توسعه‌ی مستمر اطلاعات روابط عمومی
ب) استفاده از طیف گسترده رسانه‌های گروهی برای انتقال پیام
ج) تبلیغ و ترفیع موقعیت سازمان به عنوان یك منبع سازمان مفید اجتماعی و مسوولیت پذیر در جامعه د) برقراری و توسعه ارتباط با رسانه‌ها
ه) معرفی جایگاه و موقعیت سازمان به عنوان یكی از ... (متناسب با سازمان مربوطه تفاوت دارد)
و) هماهنگی بیشتر با سایر اعضای کلیدی سازمان

* مطابقت برنامه‌ها با جدول زمانبندی شده یا شرایط مردم
برای ایفای نقش موثر به عنوان یك روابط عمومی متعهد، شما باید بدانید كه در واحدتان چه چیزی مایه‌ی رضایتمندی است؟ هنگام صحبت كردن از جایگاه روابط عمومی، اغلب از این موضوع گله‌مندند كه من نمی دانستم این رویداد برنامه‌ریزی شده بود! دو اشتباه بزرگ كه در برنامه‌ریزی‌های روابط عمومی‌ها به چشم می‌خورد این است كه نمی‌دانند چگونه مسوولیت‌های محول شده، برنامه‌ریزی شده است و دیگر اینكه وقت زیادی جهت اجرای برنامه‌های در اختیار ندارند. مدیر روابط عمومی جهت دستیابی به موفقیت در برنامه‌های اطلاع رسانی بایستی در برقراری ارتباط موفق باشد. بررسی، پرس‌و‌جو و تحقیق كند. شما نیز باید بدانید چه چیزی برنامه‎ریزی شده و چه رویدادهایی در انتظار است. بعد از اینكه اطلاعات لازم را كسب كردید، بایستی اعتبار و قابلیت لازم را برایدسترسی به اطلاعاتی كه مورد نیاز عملیات شماست ایجاد كنید. در جهت كسب اعتبار و احترام برای روابط عمومی همراه با تمامی موقعیت‌ها و امتیازاتی كه می‌تواند به آن دست پیدا كند، كوشا باشید. شما باید در پی گسترش حرفه‎ای جایگاه روابط عمومی باشید، تا جایی كه همه بگویند: ما به كمك شما جهت ارتقا موقعیت و اعتبار فلان طرح یا پروژه نیازمندیم. چنین موقعیتی زمانی محقق می‎شود كه هیئت مدیره و مقامات ارشد سازمان، خود را در قبال روابط‌عمومی متعهد بدانند.

* تدوین برنامه مكتوب و زمان‌بندی شده
یك برنامه مكتوب با یك جدول زمانبندی شده تكمیل می‎شود. بهترین برنامه‎ها، برنامه‎های سالانه هستند كه به شما به طور موثری محدودیت‌ها را نشان می‎دهند.

حديث